Artykuł partnera.
Kasa fiskalna przez wiele lat była nieodmiennie kojarzona ze sklepami. Jednak wraz z wprowadzaniem coraz to nowszych systemów może okazać się niewystarczająca. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą drukarki fiskalne! Przekonaj się, czym one są i dlaczego warto zainstalować je w sklepie.
Kasa fiskalna a drukarka fiskalna – podstawowe różnice
Choć kasy i drukarki fiskalne mogą na pierwszy rzut oka wyglądać podobnie, ogromna różnica kryje się w ich wnętrzu. Kasa fiskalna wyposażona jest bowiem we wbudowaną bazę danych na temat oferowanych towarów, co pozwala na jej autonomiczną pracę – bez konieczności łączenia z komputerem. Natomiast drukarka fiskalna musi być stale połączona z urządzeniem komputerowym i odpowiednim oprogramowaniem sprzedażowym. Funkcje drukarki fiskalnej są bowiem wywoływane z poziomu komputera.
System łączący drukarkę, oprogramowanie i urządzenie komputerowe nazywamy POS-em. Jest to połączenie zaprojektowane specjalnie do obsługi sklepów, które pozwala nie tylko na wydawanie paragonów fiskalnych, lecz również na użycie wielu innych funkcji niedostępnych dla standardowych kas fiskalnych, np. sprawdzenie stanów magazynowych lub naliczenie rabatów. Dzieje się tak dlatego, że system POS łączy różne bazy danych sklepu, a co za tym idzie, pozwala na sprawniejszą obsługę klienta. Co więcej, oprogramowanie sprzedażowe pozwala na tworzenie różnego rodzaju raportów i zestawień analitycznych, które wspomogą rozwój sklepu. Aby w pełni korzystać z systemu POS, należy jednak wyposażyć się w drukarkę fiskalną online, za pomocą której można wydawać paragony, a tym samym rejestrować obrót i podatek VAT.
Kiedy warto wybrać drukarkę fiskalną?
Drukarka fiskalna połączona z systemem POS to świetne rozwiązanie dla niemal każdego sklepu. Dzięki takiemu zestawowi można zyskać pełną kontrolę nad przeprowadzanymi transakcjami – nie tylko w trakcie ich realizacji, lecz również po ich dokonaniu. System POS, w zależności od jego wersji, umożliwia także sprawdzenie historii towaru, stanu kas czy wydruk etykiet na półki, co znacznie usprawnia ogólną działalność sklepu.
To szczególnie dobra opcja dla sklepów, które zamierzają obsługiwać kilku klientów jednocześnie – dzięki systemowi POS i użyciu kilku drukarek fiskalnych jak najbardziej jest to możliwe, w przeciwieństwie do klasycznej kasy fiskalnej. Choć w przypadku mniejszych sklepów kasa fiskalna może wydawać się wystarczającym rozwiązaniem, system POS z drukarką fiskalną bez wątpienia przyda się też w takich sytuacjach – np. podczas przyjmowania zwrotów bądź dokonywania wymiany towaru.
Oprogramowanie to sprawdzi się zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i w internetowych. Dzięki użyciu systemu POS można na bieżąco kontrolować stan realizacji zamówień internetowych, a także tworzyć dla klientów programy lojalnościowe. W tej sytuacji zazwyczaj wystarczy zaopatrzyć się w jedną drukarkę fiskalną, lecz w przypadku, gdy sklep obsługuje dużą liczbę zamówień dziennie, warto zdecydować się na kilka drukarek fiskalnych.
Czym jest drukarka fiskalna online?
Od 2020 r. część branż oferujących swoje usługi bądź towary, m.in. branża beauty, lekarze oraz branża gastronomiczna, jest zobligowana do wymiany klasycznej kasy lub drukarki fiskalnej na jej wersję online. Co to oznacza? Urządzenia fiskalne online nie zapisują już kopii paragonów na papierze bądź w pamięci elektronicznej, lecz wysyłają je do Centralnego Repozytorium Kas. CRK to rządowy system, który pozwala na stałą i zdalną kontrolę dokonywanych transakcji. Został wprowadzony, aby zmniejszyć tzw. szarą strefę, czyli nielegalny obrót towarów i usług.
Od pojawienia się na rynku kas fiskalnych online ustawodawca stopniowo poszerzał listę branż objętych obowiązkiem wymiany tradycyjnych urządzeń na online. Od 2023 r. nie ma już możliwości zakupu drukarki starszego typu – wszystkie dostępne w sprzedaży urządzenia są już w wersji online. Sprawi to, że za kilka lat niemal wszystkie sklepy będą korzystać z tego rodzaju sprzętu fiskalnego, jednak już teraz warto sprawdzić, czy w danej branży nie trzeba dokonać wymiany kasy bądź drukarki na nową.
Drukarki fiskalne online – ceny
Drukarki fiskalne online w Poznaniu to szeroka gama produktów, gdzie każdy przedsiębiorca znajdzie idealny sprzęt do swojego sklepu. Można zdecydować się zarówno na klasyczny model z wyświetlaczem, dzięki któremu klienci na bieżąco mogą zapoznać się ze szczegółami transakcji, jak i na nowoczesne małe urządzenia, które bez trudu da się przenosić w różne miejsca. Cena drukarki fiskalnej online zależy od tego, czy będzie to wyłącznie urządzenie drukujące, czy też połączone z ekranem POS bądź też terminalem płatniczym. Również proste drukarki fiskalne online mogą różnić się m.in. rodzajem użytego wyświetlacza (standardowy lub kompaktowy OLED). Niemniej decydując się na wybór drukarki fiskalnej, trzeba liczyć się z kosztem ok. 2,5-4 tys. złotych brutto. Nie należy również zapominać, że drukarka fiskalna nie jest urządzeniem autonomicznym, a do jej obsługi potrzebny jest ekran POS lub komputer. W Poznaniu również można znaleźć szeroką ofertę tego oprogramowania.