Wirtualne biuro to wciąż dość niekonwencjonalne miejsce prowadzenia biznesu i stosunkowo nowa usługa na polskim rynku, która zyskuje jednak rosnące zainteresowanie wśród współczesnych przedsiębiorców. Poszczególni właściciele firm doceniają to rozwiązanie za możliwość pełnego outsourcingu obsługi biurowej i zarejestrowania swojej siedziby pod prestiżowym adresem. Z oferty wirtualnych biur chętnie korzystają zarówno osoby pracujące zdalnie, które nie mają możliwości zarejestrowania działalności w swoim miejscu zamieszkania, jak i przedsiębiorcy chcący zoptymalizować firmowe koszty, zyskując atrakcyjny adres w centrum dużego miasta bez konieczności długoterminowego i bardzo kosztownego wynajmu tradycyjnego biura. Mimo licznych zalet biuro wirtualne nastręcza niekiedy również pewnych wątpliwości. Wirtualne biuro a urząd skarbowy – to jedna z kluczowych kwestii. Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat!
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – czy jest się czego obawiać?
Wirtualne biuro to usługa w pełni legalna, która jest coraz powszechniej spotykana szczególnie w większych polskich miastach. Biura tego rodzaju niesłusznie budzą niekiedy obawy z uwagi na fakt, że w przeszłości napotykały pewne problemy ze strony urzędu skarbowego. Obiekcje urzędników dotyczyły możliwości zarejestrowania działalności gospodarczej pod wirtualnym adresem, a argumentem stanowiącym za odmową nadania numeru NIP był brak precyzyjnego określenia w zgłoszeniu numeru lokalu w budynku, a także wątpliwość, czy pod wskazanym adresem siedziby spółki wykonywane są funkcje zarządcze.
Taki zarzut nie ma w praktyce jednak racji bytu – zostało to poparte głośnym wyrokiem wydanym przez Naczelny Sąd Administracyjny, zgodnie z którym brak wskazania konkretnego lokalu, w którym została zarejestrowana firma, nie może być powodem do odmowy uznania tego faktu. Co więcej, w uzasadnieniu tej decyzji można przeczytać, że biorąc pod uwagę realia współczesnego biznesu i możliwości, jakie dają nowe technologie, zarówno czynności zarządcze, jak i cała działalność gospodarcza mogą być skutecznie prowadzone w dowolnym miejscu. Wobec tego nie ma żadnych przeciwwskazań do rejestrowania siedziby firmy w wirtualnym biurze.
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – jak wygląda kontrola?
Na początku warto wyjaśnić, że za siedzibę firmy uznaje się konkretną miejscowość, na obszarze której dane przedsiębiorstwo świadczy swoje usługi. W tym miejscu archiwizowane są też najczęściej dokumenty firmowe i przeprowadzane kontrole ze strony urzędu skarbowego. Natomiast za miejsce prowadzenia działalności uznaje się adres, w którym odbywa się bezpośrednia działalność firmy związana z jej usługami. Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej rozlicza podatek VAT i podatek dochodowy w urzędzie właściwym ze względu na miejsce jego zamieszkania. W sytuacji, gdy pod adresem wirtualnym zarejestrowana jest spółka, wówczas urząd bierze pod uwagę adres siedziby firmy lub miejsce wykonywania działalności.
W kontekście samej kontroli skarbowej należy zaznaczyć, że z powodzeniem może ona odbyć się w wirtualnym biurze, a fakt ten pozostaje bez wpływu na jej wynik. Każdorazowo powinna ona zostać poprzedzona listownym zawiadomieniem, na które warto odpowiedzieć – w przeciwnym wypadku urząd sam narzuci termin wizyty.
Należy pamiętać, że kontrola kieruje się pod adres, który figuruje jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych, a urzędnicy powinni posiadać stosowne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wraz z precyzyjnie określonym zakresem. Natomiast Ty, jako właściciel firmy, jesteś zobligowany do przedstawienia kontrolerowi tylko tych dokumentów, do których wglądu posiada on pisemne prawo.