Dobry program magazynowy, obsługa drukarek fiskalnych, automatyczna kontrola płatności i wystawianie faktur, oczywiście, to coś, czym powinien się zainteresować prawie każdy przedsiębiorca. W niniejszym artykule przedstawiamy trochę wiedzy na temat tego, jakie funkcje musi mieć naprawdę profesjonalny program do faktur z magazynem i czego powinno się po nim oczekiwać. Zapraszamy!
Sztuka wystawiania faktur VAT
Rzecz wydaje się całkiem prosta, lecz to może się zmienić, gdy przybędzie klientów i transakcji. Tak naprawdę dla większości przedsiębiorców faktura VAT rzadko kiedy obejmuje jedną dużą sprzedaż raz na jakiś czas. Przeważnie to jest mnóstwo drobnych dokumentów, które dotyczą wielu podmiotów w bardzo krótkich odstępach czasowych. Wówczas trudno za tym wszystkim nadążyć i łatwo o bałagan w papierach. Właśnie w takich okolicznościach najbardziej przydaje się przyjazny w obsłudze program do wystawiania faktury i ewidencji przychodów.
Co ważne, przyzwoity program do faktur z magazynem pozwoli zarządzać systemem księgowym osobom, które nie są zbyt doświadczone w pracy z komputerem. Dotyczy to także tych wszystkich z nas, którym czas po prostu nie pozwala na nieustanne wypełnianie papierów, w tym dokumentów magazynowych lub faktur walutowych. Inaczej mówiąc, taki program to narzędzie łatwe w obsłudze, szybkie w działaniu i przede wszystkim skuteczne.
Automatyczne pobieranie kursów walut
Program do faktur z magazynem to nie tylko podstawowe funkcje księgowe, co również szereg udogodnień na innych płaszczyznach. Tworzenie faktur eksportowych np. wymaga ciągłej weryfikacji aktualnych kursów euro, funta czy chociażby franka szwajcarskiego. Przedsiębiorcy bez dostępu do konkretnego oprogramowania muszą co rusz sprawdzać dane do poprawnego przeliczenia transakcji. Z pomocą profesjonalnych narzędzi natomiast obowiązek ten spada na program komputerowy, więc faktury walutowe stają się znacznie przyjemniejsze w obsłudze.
Automatyczne pobieranie danych kontrahentów
Oczywiście generacja dokumentów w dowolnej walucie to wciąż za mało, aby uznać jakiś program za naprawdę profesjonalny. Każdy księgowy wie, że pozyskanie aktualnych danych od kontrahentów nie zawsze trwa tak szybko, jak to się może wydawać. Zadaniem programu do księgowości powinno więc być samoistne pobieranie takich danych.
Eksport danych naszego przedsiębiorstwa także musi być udogodniony. Tworzenie i archiwizacja plików księgowych powinny być możliwe za sprawą dosłownie jednego kliknięcia. Warto przy tym zaznaczyć, że cyfrowe rozwiązanie księgowe nie może ograniczać się wyłącznie do jednego rodzaju plików. PDF czy Excel – dobry program do faktur z magazynem odczyta je bez trudu, to samo gdy zajdzie potrzeba zapisania dokumentów na dysku twardym lub przenośnym pendrivie.
Program do obsługi magazynu
Powyższe funkcje sprawdzą się praktycznie w każdej firmie, z magazynem i bez. Jednak wszelkiego rodzaju sklepy czy przedsiębiorstwa produkcyjne muszą mieć magazyn i muszą w związku z tym sporządzać odpowiednią dokumentacje. Dokumenty magazynowe to między innymi stany ilościowe, spisy z natury, WZ, PZ, MM, RW czy etykiety z kodami kreskowymi. Kupę roboty, mówiąc krócej.
Projektowanie etykiet logistycznych nie powinno stanowić przeszkody dla programu, gdzie moduł magazynowy jest jego integralną częścią. To oczywiście powinno być nieskomplikowane w użytkowaniu, zwłaszcza gdy na magazynie panuje duży ruch i wymiana towarów występuje codziennie. Automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych stanowi zatem nie lada odciążenie dla osób posiadających pod opieką miejsce składowania swoich towarów.
Kompatybilność ze sprzętem firmowym
Bardzo ważne jest, aby program do faktur z magazynem mógł poprawnie funkcjonować we współpracy z wszelkiego rodzaju maszynami dodatkowymi, które stanowią część danego przedsiębiorstwa. Działanie z drukarkami fiskalnymi to wręcz konieczność w przypadku firm zajmujących się sprzedażą detaliczną. To samo zresztą obsługa czytników kodów kreskowych. Program komputerowy powinien móc zbierać dane pochodzące z takich urządzeń, aby ułatwić procesy księgowe. Prowadzenie rozliczeń na podstawie dokumentów kasowych byłoby niesłychanie kłopotliwe bez pomocy oprogramowania.
Podsumowanie
Wymienione powyżej elementy to tylko pewna część najważniejszych funkcji, jakimi powinien cechować się najlepszy program księgowy na rynku. Jednak bez względu na to, czy w twojej firmie pracuje się z czytnikami kodów kreskowych i czy masz potrzebę prowadzenia magazynu – profesjonalne oprogramowanie do wystawiania faktur VAT tak czy siak jest ci potrzebne. System fiskalny w Polsce i rozliczenia potrafią zaskoczyć swoją złożonością. Widać to zwłaszcza, gdy urząd skarbowy postanowi skontrolować daną działalność. Poza tym porządek i sprawność prowadzenia księgowości to bardzo pozytywny sygnał dla ewentualnych partnerów biznesowych. Powinni wiedzieć, że szanujesz dokumentację i zależy ci na przejrzystości w firmowych papierach. Dzięki temu łatwiej będzie im tobie zaufać.